书面回函是指 收到函件的单位或个人，根据发函单位或个人的通知、要求事项，根据己方的实际情况，给予针对性的书面回复。这种回复通常是以纸张和笔记录下来的，具有正式的语言和严谨的逻辑性。书面回函可以用于各种正式场合，例如计划书、合同签约、调函、请示等，并且具有一定的法律效力，比口头承诺更具有质感和信服力。
具体来说，回函可以是回复给发函单位的信函，也可以是追发给发函单位的信函。回复函通常包括标题、主送机关、原由、函告的事项、结语、落款等部分，用于答复来函中的商洽、询问或联系事宜。
在公文处理中，回函属于公函的一种，需要遵循一定的格式和规范。例如，市政办函的格式范文模板包括市市容环境卫生管理局关于临时工、合同工能否执罚问题的请示及复函。
综上所述，书面回函是一种正式的书面沟通方式，用于回复他人的询问或要求，具有法律效力，并且需要遵循一定的格式规范。